هل تريد استخدام ووردبريس لإدارة ملفاتك ومستنداتك؟

إذا كان فريق المحتوى الخاص بك يستخدم الكثير من الملفات والصور والمستندات الأخرى لموقع ووردبريس الخاص بك، فقد يكون من الصعب تتبعها جميعًا. ولهذا السبب، من الجيد أن يكون لديك نظام لإدارة المستندات حتى يعرف الجميع ما يحدث مع هذه الملفات.

سنوضح لك في هذه المقالة كيفية استخدام ووردبريس كنظام لإدارة المستندات أو إدارة الملفات.

لماذا تستخدم ووردبريس لإدارة المستندات والملفات؟

إذا كنت جزء من فريق المحتوى، فربما تستخدم منصات متعددة للعمل على مهامك.

على سبيل المثال، يمكنك مشاركة المسودات باستخدام نظام أساسي مثل Google Drive، وتتبع المشروع باستخدام Asana، والتواصل مع أعضاء فريقك باستخدام Slack. بعد ذلك، سيتعين عليك نشر المسودة النهائية مع الصور في ووردبريس.

تكمن المشكلة في أنه من السهل أن تفقد مسار المستند عند استخدام العديد من الأدوات المختلفة.

إذا كان سيتم استخدام هذه الملفات والمستندات لموقع ووردبريس الخاص بك، فإننا نوصي بالاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد في لوحة تحكم ووردبريس الخاصة بك. بهذه الطريقة، يمكنك إدارة المحتوى وتحديثه ونشره بكفاءة دون الخلط بين التنقل عبر الأدوات المختلفة.

افتراضيًا، يحتوي ووردبريس على مكتبة وسائط مدمجة يمكنك استخدامها لتخزين أنواع مختلفة من الملفات. المهم هو أنه يمكنك فقط تخزين وتنظيم الملفات فيه وليس أكثر من ذلك بكثير.

ومع أخذ ذلك في الاعتبار، سنوضح لك كيفية استخدام ووردبريس لإدارة مستنداتك وملفاتك بسهولة.

الخطوة 1: تثبيت WP Document Revisions والاضافات للأعضاء

أسهل طريقة لإعداد نظام إدارة المستندات في ووردبريس هي باستخدام WP Document Revisions. تتيح لك هذا الاضافة العمل على الملفات مع أشخاص آخرين، وتخزين المستندات عبر الإنترنت، والاطلاع على سجل المراجعة الكامل لكل مستند.

الاضافة الآخرة التي يجب عليك تثبيتها هي Members. تتيح لك هذا الاضافة إنشاء وتخصيص الأذونات لأدوار مستخدم ووردبريس، والتي ستكون مفيدة لإدارة عمليات الوصول إلى المستندات.

بالنسبة لهذا الدليل، النسخة المجانية من Members كافية. ومع ذلك، قد ترغب في الترقية إلى إصدار MemberPress المدفوعة للحصول على المزيد من الميزات، مثل إضافة مستويات العضوية، وإنشاء محتوى مسور، وتقييد الوصول بناءً على مستويات العضوية المختلفة.

أول ما عليك فعله هو تثبيت هذه الاضافة وتفعيلها. لمزيد من التفاصيل، راجع دليلنا خطوة بخطوة حول كيفية تثبيت اضافات ووردبريس.

ثم انتقل إلى الخطوة التالية.

الخطوة 2: تحميل مستند جديد

بعد تنشيط اضافة WP Document Revisions، سترى خيار “Documents” الجديد في القائمة اليمنى

لنحاول تحميل مستند إلى ووردبريس. للقيام بذلك، توجه إلى Documents > All Documents. ثم انقر فوق الزر “Add Documents”.

بعد ذلك، تحتاج إلى إعطاء المستند عنوان. من المفترض أن يساعدك هذا في التعرف على المستند، خاصة إذا كنت تشارك لوحة تحكم ووردبريس مع أشخاص آخرين، مثل المدونين الضيوف.

بعد الانتهاء من ذلك، انقر فوق الزر “‘Upload New Version”.

يؤدي هذا إلى فتح النافذة المنبثقة “Upload Document”، والتي تعمل بشكل مشابه لمكتبة وسائط ووردبريس القياسية.

يمكنك إما سحب وإفلات المستند الخاص بك في النافذة المنبثقة أو النقر فوق “تحديد ملف” ثم اختيار ملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

ستقوم WP Document Revisions الآن بتحميل الملف إلى ووردبريس.

تتمتع WP Document Revisions بميزات قوية للتحكم في الإصدار. يمكن أن يساعدك هذا في التعاون مع أشخاص آخرين من خلال عرض السجل الكامل للمستند. يمكنك أيضًا فتح الإصدارات السابقة من الملف واستعادة إصدار سابق في أي وقت.

في كل مرة تقوم فيها بتحميل مستند أو تحديثه، يمكنك كتابة ملاحظة في ملخص المراجعة.

ستظهر هذه الملاحظات في سجل المراجعة أسفل الشاشة، بجوار اسم الشخص الذي قام بالتحديث.

إذا كان التحديث يتضمن تحميل ملف جديد، فسوف ترى أيضًا رابط “استعادة”.

ما عليك سوى النقر على الرابط لاستعادة هذا الإصدار من المستند. حتى إذا قمت بالرجوع إلى إصدار سابق من الملف، فسيظل السجل كما هو، لذلك لن تفقد أي معلومات.

بعد الانتهاء من ذلك، يمكنك ضبط حالة سير عمل المستند.

إذا قمت بمشاركة لوحة التحكم مع أشخاص آخرين، فهذا يتيح للجميع معرفة أن المستند عبارة عن مسودة أولية، أو قيد المراجعة، أو قيد التقدم، أو حالة أخرى. يمكن أن يساعدك هذا في تجنب سوء الفهم وتحسين سير العمل التحريري في مدونات ووردبريس متعددة المؤلفين.

ما عليك سوى فتح القائمة المنسدلة ضمن “Workflow State” ثم تحديد خيار من القائمة.

بعد ذلك، قد ترغب في إضافة وصف، مما سيساعد المستخدمين الآخرين على فهم موضوع الملف.

للقيام بذلك، اكتب ببساطة في محرر النصوص. يتضمن هذا القسم جميع خيارات تنسيق النص القياسية، بحيث يمكنك إضافة رابط وإنشاء نقاط نقطية وقوائم مرقمة، بالإضافة إلى إضافة تنسيق غامق ومائل والمزيد.

قد ترغب أيضًا في إضافة صورة مستند، والتي يمكن أن تساعد المستخدمين على فهم الملف أو تقديم معلومات إضافية، على غرار الفهرس أو الملحق.

تشبه العملية إضافة صورة مميزة إلى مقالات وصفحات ووردبريس. ما عليك سوى تحديد “Set Document Image” ثم اختيار صورة من مكتبة الوسائط أو تحميل ملف جديد من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

عندما تقوم بتحميل ملف، فإن WP Document Revisions يشير إليك باعتبارك مالك المستند.

لتعيين هذا الملف لشخص آخر، ما عليك سوى فتح القائمة المنسدلة “owner” واختيار مستخدم جديد من القائمة. يمكن أن يساعد ذلك في الحفاظ على تنظيم مستنداتك، خاصة إذا أضفت الكثير من المستخدمين والمؤلفين إلى مدونة ووردبريس الخاصة بك.

افتراضيًا، ستقوم WP Document Revisions بنشر الملف بشكل خاص حتى يتمكن المستخدمون الذين قاموا بتسجيل الدخول فقط من رؤيته.

هناك خيار آخر وهو نشر المستند على موقع ووردبريس الخاص بك حتى يتمكن الأشخاص من الوصول إليه دون تسجيل الدخول إلى لوحة التحكم.

حتى إذا قمت بنشر المستند، فلا يزال من الجيد إضافة كلمة مرور بالنقر فوق الرابط “تحرير” بجوار “الظهور”.

ثم حدد “محمي بكلمة مرور” واكتب كلمة مرور آمنة في حقل “كلمة المرور”.

بعد الانتهاء من ذلك، انقر فوق “موافق” لحفظ التغييرات.

لا تريد استخدام كلمة المرور؟ بعد ذلك، يمكنك اتباع نفس العملية الموضحة أعلاه، ولكن هذه المرة حدد “عام”.

بغض النظر عن كيفية نشر الملف، ستعرض WP Document Revisions عنوان URL الخاص به مباشرة أسفل العنوان. يمكن للأشخاص رؤية الملف بزيارة عنوان URL هذا.

لإنشاء رابط ثابت مخصص بدلاً من ذلك، انقر فوق الزر “تحرير”.

ثم اكتب عنوان URL الجديد وانقر فوق “موافق”.

عندما تكون راضي عن المعلومات التي أدخلتها، انقر فوق الزر “تحديث” لحفظ إعداداتك.

الخطوة 3: إنشاء حالات سير العمل الخاصة بك

كما رأيت في الخطوة السابقة، فإن حالات سير العمل (Workflow States) تجعل من السهل معرفة ما إذا كان المستند عبارة عن مسودة أولية، أو قيد التقدم، أو حالة أخرى. على غرار الطريقة التي تحفظ بها مقالات المدونة كمسودات أو منشورة، يمكن للدول تحسين سير العمل التحريري.

تأتي WP Document Revisions مع أربع حالات افتراضية لسير العمل: Final، in progress، initial draft، وUnder Review. قد تحتاج إلى تغيير هذه الحالات الافتراضية أو إضافة المزيد من الحالات.

على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإنشاء بوابة عميل، فيمكنك جعل الحالة “Under Review”.

لتغيير حالات سير العمل، انتقل إلى Documents > Workflow States. إذا كنت تريد تخصيص حالة موجودة، فما عليك سوى تمرير مؤشر الماوس فوقها والنقر على الزر “تحرير”.

يؤدي هذا إلى فتح محرر حيث يمكنك تغيير الاسم والارتباط ووصف حالة سير العمل. وهذا مشابه لكيفية تحرير التصنيفات والوسوم في ووردبريس.

بمجرد الانتهاء من إجراء التغييرات، انقر فوق الزر “تحديث”.

يمكنك أيضًا إضافة حالات سير عمل جديدة واعادة ترجمة الحالات كما تريد.

في Documents > Workflow States، اكتب اسم جديد ورقم ثابت ووصف. ثم انقر فوق الزر “Add New Workflow State”.

الخطوة 4: إدارة أدوار المستخدم والوصول إلى المستندات في ووردبريس

افتراضيًا، تقوم WP Document Revisions بتعيين إمكانات مختلفة لتحرير المستندات للأشخاص بناء على دور المستخدم الخاص بهم. على سبيل المثال، لا يمكن للمؤلفين تحرير المستندات التي نشرها أشخاص آخرون أو قراءة المستندات المنشورة بشكل خاص.

يجب أن تكون الأذونات الافتراضية مناسبة لمعظم مواقع الويب. ومع ذلك، إذا كنت تريد مراجعة أي من هذه الإعدادات وتغييرها، فإن أسهل طريقة هي استخدام Member.

بعد تثبيت Member وتنشيطه، انتقل إلى صفحة Member » Roles لرؤية جميع أدوار المستخدم المختلفة على موقع ووردبريس الخاص بك.

هنا، قم بتمرير مؤشر الماوس فوق دور المستخدم الذي تريد تعديله.

يمكنك بعد ذلك المضي قدمًا والنقر على “Edit” عندما يظهر، مما يفتح محرر دور المستخدم.

يعرض العمود الأيمن جميع أنواع المحتوى المختلفة، مثل الكتل القابلة لإعادة الاستخدام ومنتجات ووكومرس.

في القائمة اليمنى، انقر على “Documents”.

سترى الآن جميع الأذونات التي يتمتع بها دور المستخدم هذا، مثل القدرة على حذف ملفات شخص آخر أو تحرير المستندات الخاصة به.

ما عليك سوى النقر على مربع الاختيار “Grant” أو “Deny” لكل إذن.

عندما تكون راضي عن التغييرات التي أجريتها، انقر فوق “تحديث”.

لإلقاء نظرة أكثر تفصيل على اضافة Member، يرجى الاطلاع على دليلنا حول كيفية إضافة أو إزالة الإمكانيات إلى أدوار المستخدم في ووردبريس.

بعد تثبيت هذا الاضافة، يمكنك أيضًا التحكم في من يمكنه الوصول إلى كل مستند. ما عليك سوى التوجه إلى Documents < All Documents.

هنا، قم بالتمرير فوق أي ملف وانقر على الرابط “Edit” عندما يظهر.

انتقل الأن إلى مربع “Content Permissions” الجديد. ستجد هنا قائمة بجميع أدوار المستخدم على مدونة ووردبريس أو موقع الويب الخاص بك.

ما عليك سوى تحديد المربع الموجود بجوار كل دور يحتاج إلى الوصول إلى هذا المستند.

في هذا القسم، سترى أيضًا علامة التبويب “Paid Memberships”. هذا يسمح لك بتقييد الوصول إلى الأعضاء الذين يدفعون.

لمزيد من المعلومات، يرجى الاطلاع على دليلنا النهائي لإنشاء موقع عضوية ووردبريس.

عندما تكون راضي عن التغييرات، انقر فوق “تحديث” لحفظ إعداداتك كما كان من قبل.

نأمل أن تساعدك هذه المقالة في تعلم كيفية استخدام ووردبريس لإدارة المستندات أو الملفات. قد ترغب أيضًا بالاطلاع على دليلنا حول ما هو عنوان البريد إلكتروني الاحترافي واختيار الخبراء لأفضل حلول تحليلية لمستخدمي ووردبريس.